ГИС ЭПД с 1 сентября 2026 года: кому нужны электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2026 года в России вводится обязательное электронное оформление ряда перевозочных документов. Изменения затронут не только транспортные компании, но и поставщиков, покупателей и грузополучателей, которые участвуют в доставке товаров наёмным транспортом.

При этом новые требования не означают, что каждую продажу товара придётся регистрировать в государственной системе. ГИС ЭПД применяется к перевозочным документам, а не ко всем документам, сопровождающим реализацию товара.

Разберёмся, в каких ситуациях потребуется электронная транспортная накладная, кто должен её подписывать и что делать организациям, которые отправляют или получают товары.

Что такое ГИС ЭПД

ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов.

Она предназначена для обмена сведениями о перевозках между участниками доставки и государственными органами.

Бизнес работает с системой не напрямую, а через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов — операторов ИС ЭПД.

Компания оформляет и подписывает документ в сервисе оператора, после чего оператор передаёт необходимые сведения в государственную систему.

Что изменится с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года в электронную форму должны перейти следующие документы:

• транспортные накладные;
• заказы и заявки на перевозку;
• поручения экспедитору;
• экспедиторские расписки;
• складские расписки экспедитора;
• железнодорожные транспортные накладные;
• грузовые накладные при воздушных перевозках.

Это не означает, что при каждой доставке оформляются все перечисленные документы. Состав документов зависит от вида транспорта и схемы перевозки.

Например, при обычной автомобильной перевозке товара сторонним перевозчиком основным документом будет электронная транспортная накладная — ЭТрН.

Если доставка организована через экспедитора, дополнительно могут потребоваться электронные экспедиторские документы.

Кого коснутся новые требования

Работать с электронными перевозочными документами придётся всем участникам перевозки:

• грузоотправителю;
• перевозчику;
• грузополучателю;
• экспедитору — если он участвует в организации доставки.

Таким образом, требования распространяются не только на транспортные компании.

Если организация отправляет товар наёмным транспортом или получает груз от стороннего перевозчика, она также становится участником электронного документооборота.

В каких случаях понадобится ГИС ЭПД

Доставка сторонней транспортной компанией

Если продавец привлекает перевозчика — транспортную компанию, ИП или другую организацию, оказывающую услуги по перевозке, транспортная накладная должна оформляться в электронном виде.

Например:

• поставщик заказал отдельную машину для доставки товара;
• груз отправляется через транспортную компанию;
• поставщик заключил договор с автомобильным перевозчиком;
• доставку организует транспортный экспедитор.

В этой ситуации поставщик, перевозчик и получатель должны участвовать в оформлении электронной транспортной накладной.

Отправка через экспедитора

Многие транспортные компании работают не только как перевозчики, но и как экспедиторы.

При такой схеме могут оформляться:

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка;
• транспортная накладная.

Какие именно документы потребуются, зависит от договора и фактической схемы доставки.

Получение товара от стороннего перевозчика

Если организация только получает товар, это не освобождает её от участия в электронном документообороте.

Грузополучатель обычно не создаёт транспортную накладную, но должен подтвердить получение груза и подписать соответствующую часть электронной транспортной накладной.

Поэтому подключение к оператору ИС ЭПД может потребоваться даже компании, которая никогда самостоятельно не заказывает перевозку, но регулярно получает товары через транспортные компании.

Самовывоз наёмной машиной

Если покупатель заказывает транспортную компанию, которая забирает товар со склада продавца, возникает перевозка с участием стороннего перевозчика.

В таком случае электронная транспортная накладная, как правило, потребуется.

До передачи товара желательно определить:

• кто заказал перевозчика;
• кто выступает грузоотправителем;
• кто формирует первый титул электронной накладной;
• кто подтверждает передачу груза водителю;
• кто будет подписывать получение товара.

Обязанности сторон лучше заранее закрепить в договоре поставки, заявке или переписке.

Когда электронная транспортная накладная обычно не требуется

Доставка собственным автомобилем поставщика

Если продавец доставляет товар покупателю собственным транспортом и отдельный договор перевозки не заключается, самостоятельная услуга перевозки обычно отсутствует.

В такой ситуации передача товара может подтверждаться УПД, товарной накладной и другими товаросопроводительными документами.

Однако каждая схема должна оцениваться отдельно. Если доставка выделена как самостоятельная платная услуга или фактически оформлены отношения по перевозке груза, может потребоваться транспортная накладная.

Самовывоз собственным автомобилем покупателя

Если покупатель забирает товар своим автомобилем, а сторонний перевозчик не привлекается, договор перевозки между отдельными организациями обычно не возникает.

В этом случае транспортная накладная, как правило, не оформляется. Для подтверждения передачи товара используются УПД, товарная накладная, доверенность представителя и иные документы по конкретной сделке.

Перемещение товара своим транспортом

Если организация перевозит собственный товар между своими объектами своим автомобилем, без привлечения перевозчика, электронная транспортная накладная обычно не требуется.

Если же для такого перемещения нанимается сторонний перевозчик, транспортную накладную оформить нужно. При этом, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом, приказ Минтранса разрешает оформить её на бумаге.

Таблица: нужна ли электронная транспортная накладная

Как будет оформляться электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная состоит из нескольких взаимосвязанных частей — титулов. Их последовательно формируют и подписывают участники перевозки.

В упрощённом виде процесс выглядит так:

1. Грузоотправитель вносит сведения о грузе и условиях перевозки.
2. Перевозчик подтверждает принятие груза.
3. После прибытия товара грузополучатель подтверждает получение.
4. При необходимости в документ вносятся сведения об изменениях, переадресовке, повреждениях, недостаче или других обстоятельствах.

Конкретный порядок работы будет зависеть от сервиса оператора ИС ЭПД и распределения обязанностей между участниками перевозки.

Заменяет ли ЭТрН обычный УПД

Нет. Электронная транспортная накладная и УПД выполняют разные функции.

УПД подтверждает передачу или реализацию товара.

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки и движение груза с участием перевозчика.

Поэтому при доставке товара сторонней транспортной компанией могут одновременно потребоваться:

• УПД или товарная накладная;
• электронная транспортная накладная;
• экспедиторские документы;
• доверенность представителя;
• иные документы в зависимости от товара и условий сделки.

Переход на ГИС ЭПД не отменяет бухгалтерские и товаросопроводительные документы.

В каких случаях документы можно оставить на бумаге

Приказом Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262 определены случаи, когда транспортная накладная, заказ или заявка на автомобильную перевозку оформляются на бумажном носителе.

К таким ситуациям относятся:

1. Перевозка грузов военного назначения с участием Министерства обороны.
2. Участие иностранного юридического лица, не имеющего аккредитованного представительства или филиала в России.
3. Отдельные каботажные перевозки, выполняемые иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС.
4. Перевозка для личных и семейных нужд физического лица.
5. Подтверждённый технический сбой информационных систем.
6. Отсутствие доступа к интернету.
7. Совпадение грузоотправителя и грузополучателя в одном лице.
8. Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

Обычная поломка компьютера или временная проблема с программой не всегда позволяет самостоятельно перейти на бумажные документы. Для применения некоторых исключений должны выполняться установленные приказом условия.

Что потребуется организации для работы с ГИС ЭПД

Чтобы подготовиться к новым правилам, организации необходимо:

1. Определить, в каких перевозках она выступает отправителем или получателем.
2. Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД.
3. Проверить наличие квалифицированной электронной подписи руководителя.
4. Оформить машиночитаемые доверенности сотрудникам, которые будут подписывать документы.
5. Определить ответственного за отправку и приёмку грузов.
6. Согласовать порядок оформления документов с перевозчиками и поставщиками.
7. Провести несколько тестовых отправок до 1 сентября 2026 года.

Подключаться непосредственно к государственной системе не требуется. Документы оформляются через сервис аккредитованного оператора ИС ЭПД.

Для небольшой компании можно начать с веб-кабинета оператора. Покупать сложную интеграцию с учётной системой на первом этапе необязательно.

Что спросить у транспортной компании

Перед началом обязательного электронного документооборота желательно запросить у транспортной компании ответы на следующие вопросы:

• через какого оператора ИС ЭПД она работает;
• кто создаёт электронную транспортную накладную;
• кто оформляет поручение экспедитору;
• как продавец подтверждает передачу груза;
• как получатель подписывает приёмку;
• можно ли работать через личный кабинет транспортной компании;
• потребуется ли отдельный договор с оператором;
• поддерживается ли роуминг между операторами;
• как оформляются расхождения, повреждения и недостача товара.

Частые вопросы

Все ли поставки нужно будет регистрировать в ГИС ЭПД?

Нет. Обязанность связана не с самим фактом продажи товара, а с оформлением перевозки, для которой требуется транспортная или экспедиторская документация.

Нужно ли подключаться компании, которая только получает товар?

Да, если товар доставляется сторонним перевозчиком и организация указана грузополучателем. Получателю необходимо подтвердить приёмку в электронной транспортной накладной.

Кто должен создавать ЭТрН при отправке через транспортную компанию?

Это зависит от договора и схемы работы. Первичные сведения может формировать грузоотправитель, перевозчик или экспедитор в пределах предусмотренных правилами ролей. Порядок лучше заранее согласовать с транспортной компанией.

Нужна ли ЭТрН при доставке товара собственной машиной?

Обычно нет, если отдельный договор перевозки отсутствует и продавец доставляет собственный товар своими силами. Но при выделении доставки в самостоятельную услугу ситуацию необходимо оценивать отдельно.

Можно ли продолжить работать с бумажными накладными по соглашению сторон?

После 1 сентября 2026 года одного соглашения сторон будет недостаточно. Бумажная форма допускается только в случаях, установленных законодательством.

Нужно ли хранить бумажную копию ЭТрН?

Если перевозочный документ надлежащим образом оформлен в электронной форме, обязательное дублирование на бумаге обычно не требуется.

Как будет организована доставка товаров в ООО «Веркман»

ООО «Веркман» поставляет инженерные материалы организациям и индивидуальным предпринимателям по Санкт-Петербургу и в другие регионы России.

При оформлении заказа способ доставки согласуется с покупателем заранее.

Если товар отправляется сторонней транспортной компанией, участники перевозки оформляют необходимые электронные перевозочные документы в соответствии с требованиями законодательства.

При самовывозе или доставке собственным транспортом состав документов определяется фактической схемой перевозки.

Для своевременной подготовки документов покупателю желательно заранее сообщить:

• выбранный способ доставки;
• наименование транспортной компании;
• реквизиты грузополучателя;
• адрес разгрузки;
• контактное лицо на месте приёмки;
• сведения о доверенности представителя.

Итоги

С 1 сентября 2026 года большинство перевозочных документов при доставке грузов наёмным транспортом необходимо будет оформлять в электронном виде.

Основные изменения затронут компании, которые:

• заказывают сторонних перевозчиков;
• отправляют товары через транспортные компании;
• пользуются услугами экспедиторов;
• получают грузы от сторонних перевозчиков.

При доставке собственным транспортом или самовывозе собственной машиной электронная транспортная накладная обычно не требуется, если самостоятельные отношения по перевозке не возникают.

Чтобы избежать задержек при отгрузке, организациям рекомендуется заранее выбрать оператора ИС ЭПД, назначить ответственных сотрудников и проверить порядок работы со своими основными перевозчиками.

Информация актуальна на 19 июня 2026 года.

Материал носит информационный характер. Порядок оформления документов в конкретной перевозке зависит от условий договора, вида транспорта, распределения ролей между отправителем, перевозчиком, экспедитором и получателем.

Официальные документы и разъяснения

1. Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ.
2. Раздел ФНС России «Обязательный транспортный ЭДО».
3. Разъяснения Министерства транспорта России о правилах обмена электронными перевозочными документами.
4. Приказ Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262.